Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

En adelante, "GALA" o "nosotros".

2. Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), la Ley 1266 de 2008 en lo aplicable y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Definiciones

• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, biometría, orientación política o religiosa, entre otros).
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Encargado: quien trata datos por cuenta de GALA.

4. Principios

Aplicamos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5. Titulares y datos que tratamos

Datos sensibles. GALA no solicita datos sensibles como condición para ninguna actividad. Las fotografías y videos de inventarios y reparaciones buscan registrar el estado del inmueble y procuramos que no aparezcan personas. Si usted entrega voluntariamente información sensible, se tratará con su autorización explícita y solo para la finalidad para la que la entregó. Nadie está obligado a entregar datos sensibles.

Niñas, niños y adolescentes. Solo trataremos datos de menores cuando sea estrictamente necesario, respetando su interés superior y con autorización de su representante legal.

6. Finalidades

• Estudio de arrendamiento, directamente o mediante la aseguradora o afianzadora elegida (AFFI y El Libertador), incluida la consulta en centrales de información financiera cuando el titular lo autorice.
• Celebración, ejecución y terminación del contrato de arrendamiento o de mandato: documentos, entregas e inventarios del inmueble y comunicaciones del contrato.
• Gestión financiera: estados de cuenta, referencias de pago, registro de pagos, liquidación de servicios públicos, facturación y obligaciones tributarias.
• Cobranza de obligaciones del arrendatario o codeudores, respetando los horarios y canales autorizados (Ley 2300 de 2023).
• Mantenimiento y reparaciones: recibir reportes, coordinar técnicos y proveedores e informar el avance al arrendatario y al propietario.
• Portal de inquilinos: consulta de contratos, pagos, reparaciones, inventarios y guías, y uso de un asistente automatizado de consultas.
• Medición estadística del uso del portal de inquilinos para mejorarlo (Google Analytics), solo si usted la acepta y sin identificarlo.
• Atención al cliente por teléfono, WhatsApp, correo o la aplicación.
• Seguridad de la información: control de accesos, prevención de fraude y abuso, auditoría.
• Cumplimiento legal: requerimientos de autoridades, conservación documental y, cuando aplique, prevención del lavado de activos.
• Gestión de la relación laboral o de prestación de servicios con nuestro personal.

No usamos sus datos para publicidad de terceros ni los vendemos.

7. Encargados y destinatarios

Compartimos datos, en lo estrictamente necesario, con:

• Proveedores tecnológicos que alojan y operan nuestros sistemas: base de datos en la nube, hospedaje de la aplicación, almacenamiento de documentos, mensajería interna del equipo y el servicio de inteligencia artificial del asistente.
• Google (Google Analytics), solo si usted lo acepta en el portal de inquilinos: recibe datos estadísticos de navegación (páginas visitadas, dispositivo, ciudad aproximada), nunca su nombre, cédula, datos de contacto ni de su contrato.
• La pasarela de pagos, que recibe la referencia de pago (número de contrato) y el valor a cobrar.
• Aseguradoras o afianzadoras de arrendamiento (AFFI y El Libertador), para el estudio y el amparo del contrato.
• El propietario del inmueble, respecto de la información del contrato, estado del inmueble, pagos y reparaciones que le corresponde conocer.
• Técnicos y proveedores de mantenimiento, respecto del nombre, teléfono y dirección necesarios para atender la reparación.
• Autoridades que lo soliciten en ejercicio de sus funciones.

Estos terceros deben tratar los datos solo según nuestras instrucciones y con medidas de seguridad adecuadas.

8. Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos de nuestros proveedores tecnológicos almacenan o procesan datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea. Además, el asistente automatizado del portal y de nuestro equipo usa el servicio de inteligencia artificial de DeepSeek, que procesa en República Popular China las preguntas y la información necesaria para responderlas. Estas transmisiones se hacen conforme a los artículos 26 de la Ley 1581 de 2012 y 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013, con la autorización del titular cuando el país de destino no ofrece un nivel adecuado de protección según la SIC.

9. Sus derechos

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la SIC, una vez agotado el trámite ante GALA.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos.

Pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, acreditando su calidad.

10. Consultas y reclamos

Escríbanos a juridicagalainmobiliaria@gmail.com o envíe una comunicación escrita a nuestro domicilio con: nombre y documento del titular, descripción de lo que pide, dirección o correo de respuesta y, si aplica, los documentos que quiera hacer valer. Área responsable: Área Jurídica.

Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, se entenderá desistido. Mientras se tramita, el dato quedará marcado como "reclamo en trámite".

11. Autorización

Solicitamos su autorización a más tardar al recoger sus datos: por escrito, mediante casilla en formularios electrónicos o por conductas inequívocas, y conservamos prueba de ella (fecha, canal y versión de esta política). No se requiere en los casos del artículo 10 de la Ley 1581. Quien entrega datos de un tercero (por ejemplo, de un codeudor o del tomador del contrato) declara contar con su autorización.

12. Conservación

Conservamos los datos mientras dure la relación y, después, por el tiempo que exijan las normas comerciales, tributarias y contables (hasta 10 años para los soportes del contrato y la contabilidad) o el necesario para atender reclamaciones. Los datos de solicitudes de arrendamiento que no terminan en contrato se conservan hasta 6 meses. Vencidos estos plazos, se suprimen o anonimizan.

13. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas, entre ellas: contraseñas almacenadas con cifrado irreversible, conexiones cifradas (HTTPS), control de acceso por roles, sesiones con caducidad, enlaces de descarga firmados y con vencimiento, limitación de intentos y ocultamiento de datos de identificación en canales externos. Ante un incidente que comprometa sus datos, lo informaremos a la SIC y, cuando corresponda, a los titulares afectados.

14. Cambios y vigencia

Publicaremos en esta página cualquier cambio sustancial. Si cambian las finalidades, solicitaremos una nueva autorización. Las bases de datos estarán vigentes mientras GALA desarrolle su objeto social y por los plazos de conservación descritos.